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wanadoo 1er PGI
Les PRINCIPES de FONCTIONNEMENT
Gestion des contacts


Les données permanentes

Trois types de fiches supportent la permanence des données :

  1. La fiche Association (ou Organisateur) : un même dossier autorise le fonctionnement de plusieurs Associations.
  2. La fiche Contact (ou participant) décrit la personne physique adhérente avec son adresse personnelle (voir professionnelle si elle est rattaché à un organisme générique, code organisme débutant par _). Un Contact peut appartenir à un instant donné à une seule Association.
  3. La fiche Organisme de rattachement : le Contact peut appartenir à un organisme particulier voir générique (code organisme débutant par _) qui précise les modalités de tarification tant pour les cotisations que pour les participations facturables.


Les types de manifestations

Ces données permanentes vont être traitées pour élaborer les inscriptions et les facturations à des événements.
La fiche type de Manifestation va supporter trois paramètres essentiels dont va bénéficier l’Evénement lors de sa création :

  1. L’Evénement est-il facturable ?
  2. Au cas où l’Evénement est facturable, s’agit-il d’une cotisation ? Si la réponse est positive, la tarification sera extraite du tarif des cotisations supportées par la fiche Association, et l’inscription du contact déclenche automatiquement la création de la facture. Sinon, l’utilisateur devra valider l’éventuelle facture proposée dont les modalités de tarification sont extraites de la fiche Contact et de la fiche Evénement.
  3. Un processus d’inscription automatique doit-il être retenu ? Vous souhaitez que lors de l’appel des cotisations 2002 soient créées automatiquement les factures, et que pour toute réunion du Bureau de l’Association soient inscrits tous les administrateurs : une requête SQL permet de réaliser automatiquement cette opération sous réserve de disposer de l’information nécessaire dans la base de Données. Dans le 1er cas sont recherchés tous les contacts disposant de la nature " Adhérent ", dans le 2nd cas sont recherchés tous les contacts disposant du rôle " Administrateur ".


L’événement

La fiche Evénement est définitivement reliée à un type de manifestation dont elle hérite l’essentiel des informations et elle profite au moment de sa création des résultats de l’éventuel processus d’inscription automatique.
Les actions que l’utilisateur peut déclencher une fois l’Evénement créé :

  • Relier à cet Evénement des Contacts supplémentaires (inscrire) et valider l’éventuelle facturation, voir supprimer des Contacts (désinscrire).
  • Dans le cas des cotisations, sortir immédiatement les factures.
  • Emettre tout support d’adresses.
  • Enregistrer les présences.
  • Imprimer la liste des factures ou les factures elles-même.
  • Enregistrer les encaissements.
  • Transférer dans la base comptable la facturation et les encaissements.


L’Organisme de rattachement
Un Organisme de rattachement est un lien permanent (modifiable) du Contact avec une structure juridique du type Administration, Entreprise, ou autre Association. L’objectif numéro un est de bénéficier lors de la création d’un nouveau contact d’informations issues de l’Organisme et éventuellement de facturer, non pas le Contact, mais son Organisme lors de son adhésion, de sa cotisation ou de tout autre Evénement (conférence, participation à un Evénement, …).
Imaginez une association de sports dont un certain nombre de membres sont issus d’EDF.

L’Organisme de rattachement supporte la nature de l’adhésion (ou tarif de la cotisation) :

  • Global et facturé à l’organisme,
  • Dégressif en fonction du nombre d’adhérents et facturé à l’organisme,
  • Normal (dit Nominatif) et éventuellement facturé à l’organisme,
  • ou Autre tarif et éventuellement facturé à l’organisme.

Au moment de la facturation de la cotisation seront retenues les valeurs indiquées dans la fiche Association, sous réserve que un montant de cotisation spécifique ne soit pas indiqué dans la fiche Organisme ou éventuellement dans la fiche Contact.

Le Contact hérite de deux informations provenant à l’Organisme de rattachement :

  • La nature du Payeur qui indique qui est facturé (soit l’Organisme, soit le Contact), et si la TVA est à retenir (cas éventuel d’entreprise hors CE).
  • Le tarif pour participation facturable : Tarif normal, réduit, T2, T3 et autre. Si l’Organisme supporte une cotisation Globale ou Dégressive, la facturation est obligatoirement à l’Organisme lui-même, et tout nouveau Contact relié est adhérent au tarif réduit.


L’Organisme leader peut pointer lui-même sur un Organisme payeur : en ce sens que tous les Contacts, juridiquement rattachés à cet Organisme, voient toutes leurs factures émises vers l’Organisme payeur tant pour les cotisations que pour toute participation faisant l’objet de facture.
Imaginez que pour les membres d’EDF la cotisation soit dégressive, la participation aux activités soit au tarif réduit et facturée au Comité d’Entreprise.

Pour les Contacts n’ayant pas à proprement parler d’Organisme spécifique sont disponibles six organismes qui permettent de les décrire par nature : Etudiant, Universitaire, Indépendant, PME, Recherche d’emploi, Retraité. L’utilisateur peut en créer à sa guise.



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