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La Gestion de la Relation Client (GRC en français), ou encore Customer Relationship Management (CRM en anglais), a deux objectifs :
maintenir le contact avec le client ou avec le prospect, personne physique rattachée à une personne morale,
facturer
(ou non) les prestations du type conférence, séminaire, petit-déjeuner, participation ou envoi des voeux à des Evénements que vous organisez.
Ce Module de gestion permet :
de maintenir une base de données :
participants,
clients ou/et prospects,
d'identifier le contact par rapport à un organisme de rattachement (Entreprise, Administration, Association) payeur ou non des prestations fournies,
de générer automatiquement ou manuellement
les inscriptions à un événement donné,
d’émettre les convocations,
de suivre les présences,
de facturer éventuellement les frais de participation,
d’encaisser les règlements,
et de transmettre à la comptabilité les mouvements correspondants.
Votre dossier est celui d’une entreprise,
vous utilisez la gestion des contacts telle la Gestion de la Relation Client :
Un Contact est un individu participant aux activités de l’association tel un client ou un prospect,
éventuellement un conférencier.
Vous allez définir une fois pour toutes différents
types de Manifestations reproductibles :
exposition, conférence, séminaire, petit-déjeuner ou envoi des voeux.
A chaque apparition de cette manifestation,
vous créez un Evénement à une date donnée ou pour une période donnée :
Carte de voeux 2002 le 1er janvier 2002,
Séminaire bi-hebdomadaire sur la Bourse durant le premier trimestre 2002,
Conférence du 1er décembre 2001 sur l’€uro , …
L’Evénement créé, selon le type de la Manifestation et de sa configuration,
seront automatiquement reliés (et éventuellement facturés)
un certain nombre de contacts (par exemple : envoi des voeux à tous les contacts).
Vous pourrez inscrire ou désinscrire les contacts que vous sélectionnerez.
Ces contacts pourront faire l’objet des traitements suivants :
Inscription,
Expédition de convocations (ou d’informations) par mail, par fax, ou par courrier,
Pointage des présences,
facturation au contact ou à l'organisme de rattachement (pour les Evénements à participation payante),
Encaissement des factures dues,
Transfert comptable de la facturation et des encaissements.
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