L'ASSISTANT de SAISIE COMPTABLE
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La saisie et la consultation des écritures sont réalisées dans la monnaie courante, C'est à dire la monnaie qui a été sélectionnée en ouverture du dossier et qui apparaît dans la barre de statut.

L'utilisateur doit disposer du privilège Saisie des écritures pour réaliser les opérations de saisie qui suivent.

Tant que l'Assistant est chargé, la fenêtre de Saisie en temps réel ne peut être chargée, et inversement.

Configuration de l'Assistant pour une profession libérale, BNC assujetti à la TVA

Assistant ou Wizard

A l'intention des utilisateurs loin d'être des experts en matière de comptabilité, un assistant (WIZARD en anglais) est mis à leur disposition. Cet assistant regroupe les principaux mouvements comptables que les petites entreprises, associations et professions libérales assujetties ou non à la TVA doivent réalisées régulièrement. Le résultat d'un enregistrement est une écriture comptable équilibrée , provisoire (donc supprimable en saisie en temps réel) : cette écriture résultante comprend au minimum deux lignes , une débitrice, et l'autre créditrice sans pour autant que l'utilisateur connaisse une quelconque préoccupation de sens comptable. L'équilibre est réalisé soit par un compte de tiers (client ou fournisseur) individuel dans le cas d'une tenue de comptabilité auxiliaire, soit par un compte de trésorerie ( une banque, une caisse, voir un compte personnel ou professionnel).

Cet assistant est totalement extensible (confère le paragraphe sur le contenu du fichier CGPEGUID.DAT) et modifiable pour ajouter ou modifier des guides de saisies. Cet assistant est proposé avec un certain nombre de guide, l'utilisateur avancé pourra repenser le contenu à sa guise.

Type de guide

Avant toute action, l'utilisateur doit, en fonction de la pièce comptable qu'il veut enregistrer, sélectionner les onglets correspondants en se posant les questions suivantes :

Q : S'agit-il d'une dépense ( dépense, charge, acquisition, investissement au sens large), ou d'une recette ( recette, produit, cession au sens large) ?

R : (Alt+D) pour dépense, (Alt+R) pour recette.

Q : Ce mouvement fait-il l'objet d'une opération de TVA qui doit être prise en compte ?

R : (Alt+H) si l'activité de l'entreprise est exclu du champ de la TVA ( ex. : médecin, infirmière, certaines associations, …) , ou si le mouvement ne supporte pas de TVA ( ex. : Charges sociales, d'impôt, …), sinon (Alt+V) pour que le logiciel calcule )à partir du TTC, le HT et la TVA, à partir du HT le TTC et la TVA.

Q : L'entreprise gére-t-elle des comptes individuels de tiers ( fournisseur et/ou client) ?

R : (Alt+M) pour tenir une comptabilité auxiliaire, deux opérations pourront être réalisés : l'achat ou la vente et le paiement ou l'encaissement. (Alt+O) pour tenir une comptabilité générale classique avec pour contrepartie : un compte de trésorerie, ou un compte personnel voir professionnel.

Fonctionnement du guide de saisie

Toutes les informations supportées dans le guide, correspondant à la saisie courante, doivent préexister dans le dossier comptable : les différents comptes, le journal, la nature de l'opération ( chèque, remise de chèque, facture, avoir; …) et éventuellement le centre analytique. (F4) permet pour ces différentes informations de sélectionner et de modifier ponctuellement leur valeur.

L'absence d'un compte interdit l'enregistrement du montant correspondant. Au moins deux comptes doivent être mouvementés pour chaque guide. Tant que le solde est différent de zéro, et qu'aucun montant n'a été saisi le bouton Enregistrer est inactif.

En fonction de la méthode de calcul inscrite dans le guide, la saisie du montant initial met à jour les autres montants.

Le calcul effectué, tous les montants sont modifiables au gré de l'utilisateur.

Pour relancer le calcul, un montant doit être remis à zéro et le premier montant doit être validé.

Remarque

L'utilisateur a toute liberté pour changer, sous contrôle de l'existence dans le dossier, le journal, la nature de la pièce, le centre analytique et les comptes : l'écriture crée sera logiquement correcte, mais pourrait être comptablement incorrecte, pour ne pas dire abhérente.

Trois parties composent un guide de saisie

  • L'entête supporte :
    þ la date de l'écriture en cours de saisie (champ modifiable manuellement ou par (F4), date comprise entre la date d'arrêté de période et la fin de l'exercice en cours. Lors de l'enregistrement de l'écriture (F5), sa validité sera vérifiée.
    þ le code journal de l'écriture en cours de saisie (champ modifiable manuellement ou par (F4)).
    þ le code nature de l'écriture en cours de saisie est obligatoire. ((F4) affiche la liste dans l'ordre du code). L'utilisateur peut taper quelques caractères, le logiciel affichera le 1er code trouvé. Le code frappé doit exister.
    þ le centre analytique de l'écriture en cours de saisie est facultatif. ((F4) affiche la liste dans l'ordre du code). L'utilisateur peut taper quelques caractères, le logiciel affichera le 1er centre trouvé. Le centre frappé doit exister.
    þ le libellé de l'écriture en cours de saisie dispose de 64 caractères libres de toute saisie.
    þ le code pièce de l'écriture en cours de saisie dispose de 16 caractères alphanumériques libres de toute saisie et normalement supporte une information interne à l'entreprise (n° de chèque ou de facture émis utilisables pour le rapprochement ou pour le lettrage).
    þ la référence de l'écriture en cours de saisie dispose de 16 caractères alphanumériques libres de toute saisie et normalement supporte une information externe à l'entreprise (n° de chèque ou de facture reçus utilisables pour le rapprochement ou pour le lettrage).
  • Le corps supporte de deux à trois comptes imputables, pour chaque compte :
    þ les 2 premiers comptes sont obligatoires. ((F4) affiche la liste dans l'ordre du code). L'utilisateur peut taper quelques caractères, le logiciel affichera le 1er compte trouvé. Le compte frappé doit exister.
    ý le montant correspondant.
  • Le pied supporte :
    ý le solde de l'écriture en cours de saisie, zone non modifiable par l'utilisateur. L'enregistrement (F5) de l'écriture ne peut être réalisé que s'il est nul!.

Configuration de l'Assistant pour une entreprise, BIC, BA assujetti à la TVA

Configuration de l'Assistant pour une profession libérale , BNC non assujetti à la TVA


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